Cấu hình, thiết lập Incoming và Outgoing Email trên SharePoint 2010 - Phần 3

Quản Trị Mạng - Trong những phần trước của bài viết, chúng tôi đã giới thiệu với các bạn về 1 số điểm trong quá trình cấu hình Incoming Email với SharePoint 2010, và lần này chúng ta sẽ cùng tiếp tục với phần còn lại, đó là Outgoing Email.

Quay trở lại với Exchange Server tại thời điểm cấu hình Receive Connector:

Việc cần làm tiếp theo của chúng ta tại đây là tạo mới thành phần Receive Connector, bởi vì Send Connector được tạo trong quá trình thiết lập Hub Transport của Organization Configuration. Các bạn mở Server Configuration, nhấn chuột phải và chọn New Receive Connector:

Đặt tên và chọn mục đích sử dụng cho kết nối đó (ví dụ là Custom). Nhấn Next để tiếp tục:

Giữ nguyên các phần thiết lập tại Local Network và nhấn Next:

Trong cửa sổ Remote Network Settings, các bạn chọn dải IP trong danh sách để thay đổi. Thông thường, thành phần đơn duy nhất chính là dải địa chỉ IP của server mà hòm thư mail sẽ nhận được:

Tiếp theo, khai báo địa chỉ IP của server SMTP (trong trường hợp này là server SharePoint) trong phần Start Address, cũng như End Address tương ứng của từng hệ thống:

Nhấn OK rồi tiếp tục Next. Tại cửa sổ hiển thị sau đó, nhấn New để tạo kết nối mới:

Và khi quá trình này kết thúc, nhấn Finish:

Khi các bạn nhìn thấy phần Receive Connector vừa được tạo, nhấn chuột phải và chọn Properties:

Tại đây, chuyển tới tab Permission Groups và đánh dấu check vào ô Anonymous users, rồi nhấn OK:

Về cơ bản như vậy là các bạn đã hoàn tất quá trình tạo Receive Connector. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ chuyển sang bước cấu hình Outgoing Email từ Central Administration.

Cấu hình Outgoing Email từ Central Administration:

Trên 1 máy client bất kỳ, các bạn hãy mở SharePoint Central Administration sau đó chuyển tới System Settings > Configure outgoing e-mail settings:

Trong phần cửa sổ hiển thị tiếp theo, các bạn nhập thông tin như bên dưới:
- Outbound SMTP server: điền thông số FQDN của server Exchange
- From address: nhập địa chỉ của máy Administrator
- Reply-to address: nhập địa chỉ email của Admin
- Character set: theo tùy chọn
Sau đó nhấn OK khi hoàn tất:

Kiểm tra tính năng Outgoing Email, tạo và quản lý Alert:

Việc cần làm tiếp theo tại đây là kiểm tra quá trình hoạt động của Outgoing Email, cụ thể hơn là phải tạo các Alert tương ứng. Mở SharePoint và chọn thành phần hiển thị trong danh sách, mở tab List và nhấn Alert Me. Cuối cùng là Set alert on this list:

Tại cửa sổ New Alert này, các bạn thiết lập thông số như sau:
- Alert Title: điền tiêu đề thích hợp cho Alert này
- Send Alerts To: nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận, bao gồm chính tài khoản bạn để kiểm tra
- Delivery Method: lựa chọn phương pháp chuyển tiếp, trong trường hợp này của chúng ta là email

- Change Type: chọn các dạng thay đổi trong hệ thống sẽ được thông báo tới người dùng, tại đây chúng ta sẽ chọn All changes
- Send Alerts for These Changes: “phạm vi” áp dụng của các bộ lọc trong hệ thống, trong bài thử nghiệm này chúng tôi chọn Anything changes
- When to Send Alerts: khoảng thời gian nhất định nào đó người dùng sẽ nhận thông tin cảnh báo, ở đây là Send notification immediately

Nhấn OK khi kết thúc. Nếu thực hiện đúng các bước trên mà không gặp phải vấn đề nào, thì các bạn sẽ nhận được thông tin cảnh báo đầu tiên ngay sau khi nhấn OK, chúng ta có thể xem cụ thể nội dung thông tin này qua Outlook:

Tuy nhiên, chúng ta có thể thay đổi lại các thông tin thiết lập này bằng cách nhấn nút Alert Me và chọn Manage My Alerts:

Tại màn hình hiển thị tiếp theo, các bạn sẽ thấy tất cả các thông tin Alert có sẵn. Nếu muốn thay đổi hoặc thiết lập lại thì chỉ cần nhấn vào đó:

Nếu muốn kiểm tra quá trình hoạt động của Alert thì chúng ta tạo mới 1 thành phần ngay dưới Alert vừa được kích hoạt. Nhấn Add new item:

Điền bất cứ thông nào vào các trường dữ liệu này:

Và tương tự như trên, sau khi nhấn nút Save, các bạn sẽ nhận được thông tin cảnh báo của hệ thống qua Outlook về việc tạo thêm thành phần mới:

Với những tính năng đơn giản nhưng vô cùng hữu ích như trên, chỉ với vài bước thiết lập SharePoint cơ bản đối với Outgoing Email, chúng ta đã có thể tạo và quản lý thông tin cảnh báo, rất cần thiết trong việc theo dõi các sự thay đổi trong hệ thống danh sách, thư viện và văn bản, tài liệu.

Thiết lập Outgoing Email đối với ứng dụng web: Trên thực tế, chúng ta vẫn còn có thể tận dụng được ưu điểm của quá trình cấu hình này. Quay trở lại Central Administration và chọn Application Management > Manage web applications: Chọn bất kỳ ứng dụng nào có trong danh sách tại đây chọn General Settings > Outgoing E-mail: Và có thể cấu hình, thiết lập Outgoing Email đối với ứng dụng đó: Tại đây, các bạn thực hiện tương tự như với khâu cấu hình Outgoing Email bên trên, chỉ cần chú ý thay đổi thông số kỹ thuật tương đương của ứng dụng web đó. Sau đó nhấn OK khi hoàn tất. Chúc các bạn thành công!

T.Anh (nguồn Petri) Theo www.quantrimang.com